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Politique et procédure en matière de plainte

Résolution des différends/Dénonciations

OBJECTIF

Littératie Ensemble exige que les administrateurs, bénévoles et employés respectent des normes élevées d'éthique professionnelle et personnelle dans l'exercice de leurs fonctions et responsabilités. En tant qu'employés et représentants de l'organisme, nous devons faire preuve d'honnêteté et d'intégrité dans l'exercice de nos responsabilités et nous conformer à toutes les lois et réglementations applicables.

Cette politique vise à encourager et à permettre aux administrateurs, bénévoles, apprenants, employés et autres parties prenantes de faire part de leurs préoccupations à Littératie Ensemble afin que l’organisme puisse traiter et corriger les comportements et actions inappropriés. Il est du ressort de tous les membres du conseil d'administration, employés et bénévoles de signaler toute préoccupation concernant les transgressions des politiques régissant Littératie Ensemble ou des transgressions présumées de lois ou de règlements qui régissent les activités de Littératie Ensemble.

Les plaintes anonymes ne seront pas traitées en vertu de cette politique.

Garantie de non-représailles

Il est contraire aux valeurs de Littératie Ensemble pour quiconque de riposter contre toute personne qui, de bonne foi, signale une transgression de l'éthique ou une transgression présumée de la loi, telle qu’une plainte de discrimination, une fraude présumée ou une transgression présumée de tout règlement régissant les opérations de l'organisme. Tout employé qui exerce des représailles contre quelqu'un qui a signalé une infraction de bonne foi est passible de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement.

Champ d'application

Cette politique s'applique à tous les administrateurs, bénévoles, apprenants, employés et autres parties prenantes de Littératie Ensemble.

APPLICATION

Les employés sont encouragés à faire part de leurs préoccupations ou à porter plaintes à leur superviseur ou par courriel à plaintes@littératieensemble.ca. Les superviseurs et les gestionnaires sont tenus de signaler au vice-président, finances toute plainte ou préoccupation concernant des soupçons d'infractions éthique ou juridique. Dans le cas où une plainte concerne directement le vice-président, finances, le rapport doit être présenté au président.

Les bénévoles sont encouragés à faire part leurs préoccupations ou de leurs plaintes à un employé ou par courriel à plaintes@littératieensemble.ca. Les employés sont tenus de signaler les plaintes ou les

*préoccupations dont ils ont été informés par un bénévole au vice-président des finances.

Les membres du conseil d'administration sont encouragés à faire part de leurs préoccupations ou de leurs plaintes au président du conseil d'administration (de Littératie Ensemble ou de la Fondation de Littératie Ensemble).

Les apprenants sont encouragés à faire part de leurs préoccupations ou de leurs plaintes à un employé ou par courriel à plaintes@littératieensemble.ca. Les employés sont tenus de signaler à la vice-président, finances toute plainte ou préoccupation portée à leur attention par un apprenant.

Les intervenants sont encouragés à faire part de leurs préoccupations ou de leurs plaintes par téléphone (1-800-555-6523) ou par courriel à plaintes@littératieensemble.ca.

Agir de bonne foi

Quiconque dépose une plainte écrite concernant une transgression ou une transgression présumée doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que les informations divulguées constituent une transgression . Toutes les allégations qui s'avèrent non fondées et qui se révèlent fausses par malveillance seront considérées comme graves. Dans le cas des employés, ces infractions peuvent faire l'objet de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement.

Confidentialité

Les transgressions ou soupçons de transgressions peuvent être soumises de manière confidentielle par le plaignant. Les rapports de transgressions ou de présumées trangressions seront tenus confidentiels dans la mesure du possible, conformément à la nécessité de mener une enquête adéquate.

Traitement des infractions rapportées

Le plaignant sera informé de l'accusé de réception de la plainte. Tous les rapports de transgression ou de suspicions de transgression feront l'objet d'une enquête et des mesures correctives appropriées seront prises si cela est justifié par l'enquête.

PROCÉDURES

Une plainte peut appartenir à l'une des catégories suivantes:

Transgression d'une politique organisationnelle
Discrimination et / ou harcèlement (selon ERF1 - Politique anti-violence, anti-discrimination, anti-harcèlement)
Une grave divergence d’opinion quant à l’adhésion, à l’interprétation ou à l’administration des politiques
préoccupations concernant les pratiques comptables, les contrôles internes ou externes
La croyance qu'un problème grave ne peut être résolu sans une résolution formelle

La première étape

Plaintes des employés :

Les plaignants sont encouragés à porter toute préoccupation grave à l'attention de leur superviseur, verbalement ou par écrit.
Le superviseur fournira des conseils et encouragera le plaignant, dans la mesure du possible et du raisonnable, à parler à la personne qui a causé le problème.
Si le problème peut être résolu entre les différentes parties avec les conseils du superviseur, le processus se terminera à la première étape.
Le superviseur est responsable des tâches suivantes :
Traiter toutes les plaintes, préoccupations ou différends en temps opportun et de manière efficace
Documenter toutes les conversations en termes de faits, de dates et de conseils donnés
Faire un suivi avec le plaignant pour s'assurer qu'une solution satisfaisante a été trouvée

Plaintes des administrateurs :

Les plaignants sont encouragés à porter toute préoccupation grave à l'attention du président du conseil d’administration, verbalement ou par écrit.
Le président du Conseil d’administration fournira des conseils et encouragera le plaignant, dans la mesure du possible et du raisonnable, à parler à la personne qui a causé le problème.
Si l’affaire peut être réglée entre les différentes parties avec les conseils du président du C.A, le processus se terminera à la première étape.
Le président du conseil est responsable des tâches suivantes:
Traiter toutes les plaintes, préoccupations ou différends en temps opportun et de manière efficace
Documenter toutes les conversations en termes de faits, de dates et de conseils donnés
Faire un suivi avec le plaignant pour s'assurer qu'une solution satisfaisante a été trouvée

Plaintes des bénévoles et des apprenants :

Les plaignants sont encouragés à signaler toute préoccupation grave à un membre du personnel
Un membre du personnel fournira des conseils et encouragera le plaignant, chaque fois que cela est possible et raisonnable, à parler à la personne qui a causé le problème.
Si le problème peut être résolu entre les différentes parties, le processus se terminera à la première étape.
Un enquêteur désigné (interne ou externe) sera responsable de ce qui suit :
Traiter toutes les plaintes, préoccupations ou différends en temps opportun et de manière efficace
Documenter toutes les conversations en termes de faits, de dates et de conseils donnés
Faire un suivi avec le plaignant pour s'assurer qu'une solution satisfaisante a été trouvée

Plaintes du grand public :

Les plaignants sont encouragés à déposer toute plainte sérieuse à plaintes@littératieensemble.ca (ou 1 800 555-6523)
Si le problème peut être résolu entre les différentes parties, le processus se terminera à la première étape
Un enquêteur désigné (interne ou externe) sera responsable de ce qui suit :
Traiter toutes les plaintes, préoccupations ou différends en temps opportun et de manière efficace
Documenter toutes les conversations en termes de faits, de dates et de conseils donnés
Faire un suivi avec le plaignant pour s'assurer qu'une solution satisfaisante a été trouvée

Deuxième étape

Si le plaignant n'est pas convaincu que l'étape 1 a résolu le problème, il peut, dans les dix jours ouvrables suivant l'étape 1, porter plainte par écrit au vice-président, finances (plaintes@littératieensemble.ca) ou au président du C.A. (SEULEMENT concernant les plaintes déposées par les administrateurs)
Le vice-président, finances (plaintes@littératieensemble.ca) ou (président du conseil d'administration - SEULEMENT concernant les plaintes déposées par les administrateurs) enquêtera ou prendra des dispositions pour faire enquête sur la plainte.
Une enquête peut impliquer des entretiens, la collecte de documents ou des consultations avec des tiers ou des conseillers externes ou des conseillers juridiques dans le cadre d’un règlement de différend.
Si la résolution proposée est satisfaisante, le plaignant, le vice-président, finances (plaintes@littératieensemble.ca) ou (président du conseil: SEULEMENT concernant les plaintes déposées par les administrateurs) signera le résumé écrit reconnaissant que la résolution était satisfaisante.

PROCÉDURE D'APPEL

Si la résolution proposée n'est pas satisfaisante pour le plaignant ou ne peut pas être exécutée, car elle ne rencontre pas l'accord du plaignant, du vice-président, finances (plaintes@littératieensemble.ca), du président ou du président du conseil d'administration (SEULEMENT concernant les plaintes déposées par les administrateurs) peuvent engager des conseillers juridiques externes pour effectuer des recherches et faire des recommandations au président et / ou au président du conseil.

Une procédure d’appel par écrit doit inclure tous les rapports et recommandations antérieurs ainsi qu'une explication des raisons pour lesquelles la deuxième étape ne s'est pas avérée satisfaisante et une description de la résolution recherchée
Un enquêteur peut mener des entretiens, recueillir des documents ou consulter des conseillers externes au cours du règlement du différend
Une fois la procédure d’appel entamée, une résolution sera proposée au plaignant dans les 30 jours
Si le plaignant et toutes les parties impliquées sont convaincus que la résolution est satisfaisante, toutes les parties signeront un accord le reconnaissant
Une décision prise par le président ou le président du C.A. au cours du processus d'appel est définitive

Littératie Ensemble prendra toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les politiques et procédures contribuent à la santé globale de l'organisme et sont comprises et appliquées de manière cohérente et équitable. À tout moment au cours du processus de règlement des différends, les parties à peuvent choisir d'utiliser les ressources de la Commission des droits de la personne ou du Tribunal des droits de la personne ou d'organismes tels que les normes d'emploi (travail) et / ou la santé et la sécurité au travail. (Littératie Ensemble se conformera à la législation appropriée à chaque province / territoire dans lequel il opère.)

Dans le cas où un plaignant choisit de déposer la plainte à une institution extérieure pour sa résolution, la procédure décrite dans cette politique peut être suspendue et ou interrompue.

À tout moment, Littératie Ensemble peut engager un avocat externe pour effectuer l'une des étapes décrites dans la présente politique en son nom.

Politique approuvée par le conseil d’administration de Littératie Ensemble le 27 janvier 2023.

CRÉÉ : October 2012

RÉVISÉ : Février 2024