Politique et procédure en matière de plainte 

OBJECTIF

Absence de représailles

Toute tentative de représailles à l’endroit d’une personne qui a rapporté, de bonne foi, une infraction aux règles éthiques ou une infraction présumée à la loi, p. ex. une plainte pour discrimination, fraude présumée ou infraction aux règles régissant les opérations de l’organisation, est contraire aux valeurs maintenues par Littératie Ensemble. Tout membre du personnel qui use de représailles contre une personne qui a rapporté une infraction de bonne foi fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi.   

Champ d'application  

La présente politique s’applique à tous les gouverneurs, administrateurs, bénévoles, apprenants, employés et autres parties prenantes de Littératie Ensemble. 

APPLICATION

Agir de bonne foi

Toute personne qui dépose une plainte pour infraction ou infraction présumée doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que l’information transmise décrit une infraction. Toute allégation qui se révèle non fondée et qui s’avère avoir été faite par malveillance ou en sachant qu’elle est non fondée sera considérée comme grave. Dans  le cas des employés, une telle offense peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi.    

Confidentialité

Les infractions ou infractions présumées rapportées par la partie plaignante seront traitées de façon confidentielle. Les rapports d’infraction ou d’infraction présumée demeureront confidentiels dans la mesure du possible et de permettre la réalisation d’une enquête en bonne et due forme.     

Traitement des infractions rapportées

La partie plaignante sera informée de la réception de sa plainte. Toute allégation d’infraction ou d’infraction présumée fera l’objet d’une enquête, et des mesures correctives appropriées seront adoptées si l’enquête confirme la validité des allégations. 

PROCÉDURE

Une plainte peut s’inscrire dans une des catégories suivantes :    

• l’infraction à une politique de l’organisation,   
• la discrimination et le harcèlement (conformément à ERF1 – Politique en matière de violence, de discrimination et de harcèlement),    
• un différend d’opinion important au sujet du respect, de l’interprétation et de l’administration d’une politique, 
• un problème important qui ne peut être réglé en dehors d’un processus de résolution formel, selon les parties concernées. 

Première étape

Plainte déposée par un employé:

• La partie plaignante est invitée à porter ses préoccupations à l’attention de son superviseur, et ce, verbalement ou par écrit. 
• Le superviseur conseillera la partie plaignante et l’encouragera à parler à la personne à l’origine de ses préoccupations, dans la mesure où cela est possible et raisonnable. 
• Si la situation entre les parties concernées peut être rétablie à l’aide des conseils fournis par le superviseur, le processus prend fin après la première étape. 
• Le superviseur a les responsabilités suivantes :  
  • traiter les plaintes, préoccupations et conflits portés à son attention de manière efficace dans un délai opportun; 
  • documenter toutes les conversations en ce qui concerne les faits, dates et conseils fournis; 
  • faire un suivi auprès de la partie plaignante pour s’assurer de sa satisfaction quant à la résolution proposée.     

Plainte déposée par un membre du conseil d’administration : 

• La partie plaignante est invitée à porter ses préoccupations à l’attention du président du conseil d’administration, et ce, verbalement ou par écrit. 
• Le président du conseil d’administration conseillera la partie plaignante et l’encouragera à parler à la personne à l’origine de ses préoccupations, dans la mesure où cela est possible et raisonnable. 
• Si la situation entre les parties concernées peut être rétablie à l’aide des conseils fournis par le président du conseil d’administration, le processus prend fin après la première étape. 
• Le président du conseil d’administrateur a les responsabilités suivantes :  
  • traiter les plaintes, préoccupations et conflits portés à son attention de manière efficace dans un délai opportun; 
  • documenter toutes les conversations en ce qui concerne les faits, dates et conseils fournis; 
  • faire un suivi auprès de la partie plaignante pour s’assurer de sa satisfaction quant à la résolution proposée.     

Plainte déposée par un bénévole ou un apprenant : 

• La partie plaignante est invitée à porter ses préoccupations à l’attention d’un employé.   
• L’employé conseillera la partie plaignante et l’encouragera à parler à la personne à l’origine de ses préoccupations, dans la mesure où cela est possible et raisonnable. 
• Si la situation entre les parties concernées peut être rétablie à l’aide des conseils fournis par l’employé, le processus prend fin après la première étape. 

Un enquêteur désigné (interne ou externe) a les responsabilités suivantes :   

• traiter les plaintes, préoccupations et conflits portés à son attention de manière efficace dans un délai opportun; 
• documenter toutes les conversations en ce qui concerne les faits, dates et conseils fournis; 
• faire un suivi auprès de la partie plaignante pour s’assurer de sa satisfaction quant à la résolution proposée.    

Plainte déposée par un membre du public :  

• Les membres du public sont appelés à faire part de leur plainte à complaints@unitedforliteracy.ca (ou à 1-800-555-6523). 
• Si la situation entre les parties concernées peut être rétablie, le processus prend fin après la première étape. 

Un enquêteur désigné (interne ou externe) a les responsabilités suivantes : 

• traiter les plaintes, préoccupations et conflits portés à son attention de manière efficace dans un délai opportun; 
• documenter toutes les conversations en ce qui concerne les faits, dates et conseils fournis; 
• faire un suivi auprès de la partie plaignante pour s’assurer de sa satisfaction quant à la résolution proposée. 
  

  
  
  Deuxième étape  

• Si la partie plaignante estime que la situation n’a pas été résolue à la première étape, elle peut, dans un délai de 10 jours après la fin de celle-ci, en informer la vice-présidente des opérations  (complaints@unitedforliteracy.ca) ou le président du conseil d’administration (SEULEMENT pour les plaintes déposées par un gouverneur ou un administrateur). 
•  La vice-présidente des opérations  (complaints@unitedforliteracy.ca) ou (le président du conseil d’administration : SEULEMENT pour les plaintes déposées par un gouverneur ou un administrateur) fera enquête ou fera en sorte qu’enquête sera faite. 
• L’enquête peut comprendre des entrevues, la collecte de documents et la consultation d’autres personnes, de conseillers externes ou de professionnels juridiques afin de résoudre la situation. 
• Si la résolution proposée est accueillie avec satisfaction par la partie plaignante, la vice-présidente des opérations  (complaints@unitedforliteracy.ca) ou (le président du conseil d’administration : SEULEMENT pour les plaintes déposées par un gouverneur ou un administrateur) signera un résumé écrit qui atteste de la résolution satisfaisante de la situation. 

Appel

Si la solution proposée n’est pas à la satisfaction de la partie plaignante ou si elle ne peut être mise en œuvre faute de l’accord de la partie plaignante, la vice-présidente des opérations  (complaints@unitedforliteracy.ca), le président ou le président du conseil d’administration (SEULEMENT pour les plaintes déposées par un gouverneur ou un administrateur) peut faire appel à un conseiller externe aux fins de recherches et de recommandations à l’endroit du président ou du président du conseil d’administration. 

• L’appel doit être présenté par écrit, y compris tous les rapports et recommandations précédents, ainsi qu’une explication détaillant pourquoi la deuxième étape du processus n’a pas mené à une résolution satisfaisante de la situation et une description de la solution recherchée. 
• Un enquêteur peut mener des entrevues, compiler des documents et consulter des conseillers externes afin de résoudre la situation. 
• Une solution sera offerte à la partie plaignante dans un délai de 30 jours après réception de l’appel. 
• Si la partie plaignante et les autres parties concernées sont satisfaites de la résolution proposée, elles signeront une entente à cet effet. 
• Toute décision prise par le président ou le président du conseil d’administration au cours du processus d’appel est finale.